集客イベントの開催準備チェックリスト

相談前：目的と開催条件を整理する

• 目的：来場のきっかけ／立ち寄り／滞在／館内回遊／商談への接続
• 開催地、施設の種類、候補日、屋内・屋外
• 参加する人の年齢層、希望する体験、想定人数
• 予算の上限、企画が決まっているか、掲載外の希望があるか

正式手配前：内容・費用・担当を合わせる

• 演目・作品・実施回数・参加方法と、対応範囲
• 見積もり総額、含まれる項目、主催者が準備するもの
• 受付、列整理、進行、設営・撤去の担当者
• 支払い、変更、延期、中止の条件
• 告知画像、出演者名、ロゴやキャラクターを使用する許可

開催前：会場と告知を確認する

• 搬入経路、駐車、控室、荷物・材料の保管場所
• 電源、音響、机・椅子、照明と会場の使用ルール
• 観覧区画、待ち列、ベビーカー、一般通行の動線
• 予約・整理券・参加条件・受付終了の案内
• 屋外の場合の雨天代替会場と判断時刻・連絡担当

企画ごとに追加する確認

食品は材料や提供方法、動物は接触方法や衛生面、身体を動かす体験は参加条件や補助体制を確認します。火・水・大型機材などを使う企画は、使用条件を会場と実施事業者で共有してください。特定出演者・キャラクターは日程と権利の確認が必要です。

当日：短い打ち合わせで役割を共有する

• 主催者と出演者・講師の連絡窓口、開始・終了時刻
• 受付停止、迷子、体調不良などが起きた場合の連絡先
• 通行の妨げや混雑が生じたときの対応担当
• 終了後の作品受け渡し、忘れ物、清掃、撤去

終了後：次回に生かす記録を残す

参加数、受付を止めた時間帯、待ち時間、スタッフの負担、寄せられた質問などを記録します。施設全体の来場数とイベント参加数は分け、売上や商談への影響は測定できた範囲で振り返りましょう。

料金・見積もりの確認項目と合わせてお使いください。施設に合わせた候補は商業施設向け・住宅展示場向けの案内をご覧いただけます。